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承办会议、组织活动的18个步骤

承办会议或举办活动,无论是政府机关还是企事业单位,都是一项不可或缺的工作,也是干部、员工必不可少的一项基本功。
筹划准备阶段要关注7个重点
1.拟制方案计划,主要包括主题、时间、地点、参加人员、组织形式、日程安排、组织领导、各类保障等。
2.召开协调会,对各业务部门担负任务、责任分工、完成时限等进行细化。
3.准备会议材料,主要是起草撰写和排版印刷,内容包括会议须知、主持词、开幕词、动员讲话、总结讲话、经验材料、学习文件等。
4.准备会务用品,包括会议证件、桌签、笔、本和各类办公耗材等。
5.设置会场,包括会标悬挂、主席台设置、座位排列、桌签摆放、音响试放、多媒体准备等。
6.安排保障,主要包括食宿、医疗、通信、用电和安全保卫等方面的保障。
7.组织接站,包括接站信息、接站人员和保障车辆等。
活动实施阶段要抓好7个环节
8.组织人员签到,安排专人办理签到手续,核发各类证件,分发文件材料,介绍相关情况。
9.召开预备会,对日程安排、服务保障和注意事项等进行明确,征求意见建议,并提出具体要求。
10.现场组织,组织人员入场,搞好会务保障,及时协调解决出现的矛盾问题,灵活处置各类突发情况。
11.现地观摩,提前做好现场设置、活动内容、参观路线、车辆保障等各项准备。
12.合影留念,确定参加合影人员,选定合影地点,事先安排好摄影师,搞好队形设计。
13.食宿保障,主要按照预定方案抓好落实,特别是要注意少数民族与会人员的饮食禁忌,及时对房间、餐厅等场所进行打扫、通风、消毒等。
14.组织人员返回,提前了解返程信息,做好送站安排。
总结收尾阶段要做好4项工作
15.收集整理会务用品,该还的还,该存的存,登记造册,搞好交接。
16.梳理上报活动情况,系统梳理基本情况、经验做法和主要成效,及时向上反映有关情况。
17.汇编活动资料,对方案计划、会议材料、录音摄像等,系统整理、装订成册,留作以后查阅参考。
18.搞好财务结算,对已列入活动预算或预算外开支应纳入报销的经费,及时进行处理,避免遗留问题。
<hr/>公文写作秘书简介:
985、211高校硕士毕业,10年500强央、国企董事长、总经理秘书经历;
文字作品历获省部级奖励;
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